Co powinieneś wiedzieć, jeśli planujesz przechowywanie dokumentów? Sprawdź najważniejsze zasady – ich znajomość pozwoli ci uniknąć problemów z prawem i ewentualnych strat wizerunkowych.
Przechowywanie dokumentów – jakie reguły są najważniejsze
- terminy przechowywania
Mówiąc o takich obowiązkach jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów nie da się pominąć kwestii obowiązujących terminów. Poszczególnych akt dotyczą inne przepisy, co oznacza, że tylko rzetelnie uporządkowane archiwum pozwoli nam trzymać w ryzach nasze zbiory i kontrolować, czy którychś dokumentów nie należy już poddać utylizacji.
- bezpieczeństwo informacji
Przechowywanie akt zawsze powinno odbywać się w taki sposób, by zawarte w dokumentacji informacje były dobrze chronione. Na straży niebezpieczeństwa często stoi technologia. Mogą to być np. systemy antywłamaniowe czy kamery. Chociaż prawo nie nakazuje nam zastosowania konkretnych rozwiązań, im więcej barier fizycznych i logicznych zastosujemy, tym lepiej.
- bezpieczeństwo nośnika
Przechowywanie dokumentów księgowych i innych akt musi uwzględniać także to, by zachować papier lub inny nośnik w dobrej kondycji. Jeśli ulegnie zniszczeniu, nie będziemy mogli przedstawić dokumentu organom kontrolnym. Ważne jest więc zwrócenie uwagi na takie kwestie, jak chociażby temperatura i wilgotność panujące w pomieszczeniu.
Jak przestrzegać obowiązujących zasad?
Jak widać, reguł jest całkiem sporo, ale na szczęście nie jesteśmy skazani na samodzielną realizację tego obowiązku. Wiele przedsiębiorstw docenia to, że może przechowywanie dokumentów powierzyć specjalistów. W ramach takiej współpracy zyskujemy możliwość umieszczenia akt w profesjonalnie zabezpieczonych obiektach. Oprócz tego zwolnimy cenną przestrzeń w biurze, co zwiększy jego funkcjonalność i ograniczy koszty wynajmu. Przechowywanie dokumentów na zewnątrz to także spore ułatwienie podczas ewentualnej zmiany siedziby firmy, bo podczas przeprowadzki musimy zatroszczyć się o mniej elementów.