Archiwizowanie nie oznacza jedynie uporządkowanie dokumentów zgodnie z własnymi preferencjami. Nie o estetykę i indywidualne gusta tu chodzi. Najważniejsza jest funkcjonalność. Firmowe archiwum ma nam ułatwiać pracę i dawać pewność, że realizujemy swoje obowiązki, wynikające z przepisów. Jak powinno wyglądać takie porządkowanie? Sprawdź najważniejsze zasady.
Archiwizowanie dokumentów – dowiedz się, jak przebiega ten proces
Już na samym początku należy sobie uświadomić, że z archiwizowaniem nie ma żartów. To proces złożony, wymagający skupienia i dokładności. Ważna jest także wiedza. Osoba, zajmująca się takim zadanie, jak archiwizowanie dokumentów musi wiedzieć, jak krok po kroku zadbać o firmowe akta.
Przeważnie usługa archiwizowania dokumentów zaczyna się od zakwalifikowania akt do kategorii A lub B oraz od opracowania dokumentacji. Eksperci dbają także o to, by dokumentacja była ułożona zgodnie z chronologią i tematem. Nie można zapomnieć o oznaczeniu akt. W końcu to dzięki nim będziemy mogli szybko wyszukać interesujący nas dokument. Akta muszą być więc opisane z uwzględnieniem m.in.:
- nazwy instytucji;
- komórki;
- tytułu.
By zachować przejrzystość i porządek wykorzystuje się m.in. teczki, segregatory i pudła. Znamy już zasady, których trzeba przestrzegać podczas archiwizacji. Czy przepisy mówią coś na temat tego, kto powinien wykonać archiwizowanie dokumentów?
Dwa warianty, czyli archiwizacja dokumentów w praktyce
Obecny kształt prawa nie narzuca na nas konieczności korzystania z zewnętrznej firmy, co oznacza. że archiwizowanie dokumentów możemy przeprowadzić samodzielnie. To, że możemy, nie musi jednak być równoznaczne z tym że to się nam opłaci. Wiele firm, m.in. Destroy&Recycling oferuje tanie archiwizowanie dokumentów. Jednocześnie utrzymują swoje usługi na wysokim poziomie, priorytetowo traktując standardowe zasady archiwistyczne.
Porządkowanie akt na własną rękę może dla wielu przedsiębiorców wydawać się łatwiejszym rozwiązaniem. Wystarczy jednak zapoznać się z tym, co oferują współcześni usługodawcy, by przekonać się o komforcie płynącym z takiej współpracy. Nasz wkład jest bowiem ograniczony do minimum. Branżowe firmy dysponują doświadczonymi pomocami, bezpiecznymi obiektami oraz wszystkimi akcesoriami, takimi, jak teczki, segregatory, pudła, by profesjonalnie i zgodnie z obowiązującymi zasadami przeprowadzić czynność archiwizacji.