Poprawna archiwizacja akt może sprawiać problem wielu osobom. Przeważnie wynika to z niekompletnej wiedzy na temat tego, jak porządkować dokumentację. Bywa, że na przeszkodzie stają tutaj także względy czasowe. To złożony proces, wymagający wiedzy i dużej precyzji, a ewentualne zaniedbania mogą sporo nas kosztować.
Co w praktyce oznacza poprawna archiwizacja akt?
Cały proces powinien być dokładnie zaplanowany, a następnie przeprowadzony krok po kroku. Jednym z pierwszych etapów jest segregowanie i kwalifikacja akt. Następnie specjaliści porządkują dokumentację, oznaczają akta oraz dbają o ich ewidencję i spakowanie. Jeśli tego wymaga sytuacja, przeprowadza się także brakowanie i niszczenie. W ten sposób postępuje się z dokumentację techniczną, fakturami, umowami, aktami osobowymi, dokumentacją księgową i kadrową. Archiwizacja akt może także obejmować sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, ewidencje środków trwałych czy ewidencje wyposażenia.
Archiwizacja dokumentów – po co się ją przeprowadza?
Uporządkowane akta w znacznym stopniu mogą ułatwić nam codzienne funkcjonowanie. Gdy pojawi się konieczność znalezienia jakiegoś dokumentu, nie będziemy musieli poświęcać czasu na znalezienie go. Archiwizacja dokumentów przebiega według określonych zasad po to:
- by archiwum miało dany kształt;
- by z firmowych zbiorów można było korzystać sprawnie i szybko;
- by bez problemu z archiwum mogły korzystać także nowo zatrudnione osoby
- by uniknąć straty czasu na poszukiwanie dokumentacji podczas codziennej pracy, jak też podczas kontroli z zewnątrz;
Archiwizowanie akt to także pewność, że w razie ewentualnej kontroli, będziemy mogli bez problemu przedstawić odpowiednim urzędom poszczególną dokumentację. To bardzo ważne, bo niemożność okazania akt może skutkować wysokimi karami. Niestety czasem pojawiają się tego typu problemy. Chaos, brak uporządkowanego systemu – to wszystko sprzyja zagubieniom akt. Profesjonalna archiwizacja akt sprawi, że będziemy czuli się w pełni bezpiecznie.
Warto wspomnieć także o tym, że niektóre akta po prostu jesteśmy zobowiązani archiwizować. Przykładowo o konieczności archiwizacji dokumentów kadrowych mówi 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Prawidłowe porządkowanie akt pozwoli pracodawcy wywiązać się z ważnego obowiązku.
Archiwizowanie akt a bezpieczeństwo
Przestrzeganie zasad stosowanych w archiwistyce jest kluczowe. Doświadczone firmy, realizujące takie usługi wiedzą, w jaki sposób podejść do tego działania, bo zatrudniają osoby, doskonale znające owe zasady. Istotna jest dla nich także kwestia bezpieczeństwa i poufności danych. Klienci współpracujący z takimi podmiotami muszą mieć pewność, że informacje o ich firmie objęte są pełną tajemnicą. W taki sposób do zadania podchodzi m.in. firma Rhenus Data Office Polska, która oprócz archiwizacji akt oferuje także digitalizację, przechowywanie oraz utylizację dokumentów.