Podczas poszukiwań firmy, której przekażemy archiwizację naszej dokumentacji, warto kierować się określonymi kryteriami. Na znalezienie idealnego usługodawcy dobrze będzie poświęcić trochę czasu. Nie jest to jednak czas stracony – profesjonalna, dokładnie przeprowadzona archiwizacja dokumentacji pomoże nam uniknąć problemów i związanych z nimi stresów.
Jak poznać, że zewnętrzna firma jest rzeczywiście warta naszego zaufania, czyli rzetelna archiwizacja dokumentacji
Nie ma znaczenia, czy prowadzimy małą działalność, czy może odpowiadamy za przebieg archiwizacji w dużym przedsiębiorstwie – w każdej z tych sytuacji ważne jest to, żeby porządkowanie dokumentów przebiegło w precyzyjny i bezpieczny sposób. Aby zyskać pewność, że właśnie taką usługę otrzymamy, powinniśmy zapoznać się z tym, co aktualnie oferują podmioty na rynku. Zainteresować powinny nas takie kwestie, jak:
1. dokładny opis procesu
Nie każdy musi wiedzieć, jak od podszewki wygląda archiwizacja. Nie zmienia to jednak faktu, że gdy już decydujemy się na taką opcję, zależy nam na tym, by wiedzieć, za co właściwie płacimy. Specjaliści oferujący usługi z takiego zakresu jak archiwizacja dokumentów przyłożą się do tego, żeby dokładnie wytłumaczyć klientowi swoją pracę i odpowiedzieć na nurtujące go pytania. Rzetelne przedsiębiorstwa dbają o to, by taką najważniejszą wiedzę można było pozyskać bezpośrednio z ich strony. O tym, jak dokładnie przebiega archiwizacja dokumentów, dowiemy się m.in. ze strony Rhenus Data Office Polska
2. dowody potwierdzające jakość procesu
Wszyscy doskonale wiemy, że właściwie każda firma będzie zachwalać swoje usługi. Dobrze będzie wziąć w nawias to, co mówi o sobie specjalista i skupić się na konkretnych potwierdzeniach jego słów. Usługodawcy dbający o to, by proces został przeprowadzony profesjonalnie i bezpiecznie, otwarcie i chętnie dzielą się takimi informacjami, bo są dumni z tych osiągnięć. W kontekście archiwizacji dokumentów i innych usług dotyczących zarządzania aktami przydatne mogą okazać się takie certyfikaty jak np. ISO 27001 cz ISO9001.
3. sposób, w jaki przeprowadzana jest archiwizacja dokumentów
To zrozumiałe, że możemy nie orientować się w tym, jak w praktyce prezentuje się taki proces, szczególnie jeśli pierwszy raz zlecamy na zewnątrz odpowiedzialne zadanie, jakim jest archiwizowanie dokumentów. Zawsze wtedy przydatne okaże się zaangażowanie usługodawcy w przybliżeniu nam tego, na czym polega jego praca. W ten sposób do obsługi klienta podchodzą prawdziwi profesjonaliści.
Archiwizacja dokumentów nie może być wykonana niedbale. Jeśli zajmujemy się tym zadaniem samodzielnie, natkniemy się na wiele momentów, kiedy pokusa pośpiechu będzie dość silna. Wszystko dlatego, że archiwizowanie akt może zajmować sporo czasu i wymaga dokładności. Specjaliści doskonale wiedzą, jak się tym zająć, byśmy jak najszybciej mogli cieszyć się profesjonalnym i w pełni funkcjonalnym archiwum.